Apresentação
CÓDIGO DE INTEGRIDADE DA NOVA/SB COMUNICAÇÃO LTDA.
Seção I – Regras Gerais de Ética e Conduta
Capítulo I – Da seleção de empregados
Capítulo II – Da contratação de fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores
Capítulo III – Dos registros contábeis e demonstrações financeiras
Capítulo IV – Da guarda de documentação e da gestão de informações
Seção II – Das normas específicas do mercado de publicidade e propaganda
Capítulo I – Do compromisso de qualidade
Capítulo II – Da relação com os clientes
Capítulo III – Da relação com os veículos de comunicação
Seção III – Da relação com a Administração Pública
Capítulo I – Da participação em licitações públicas e da execução de contratos administrativos
Seção IV – Dos mecanismos de atualidade, aprimoramento e efetividade do Programa de Integridade
Capítulo I – Da Política de Aprendizado de Integridade
Capítulo II – Do monitoramento do Programa de Integridade
Capítulo III – Da revisão do Programa de Integridade
Seção V – Das medidas disciplinares
Seção VI – Do Comitê de Ética e do Gerente de Integridade Corporativa
Seção VII – Das disposições finais
Anexo I
Anexo II
Anexo III
Anexo IV
Anexo V
APÊNDICE A
Anexo VI
Anexo VII
Anexo VIII
Nascemos diferentes.
A nova/sb surgiu voltada à comunicação de interesse público. Pensada para a promoção de campanhas e estratégias diferenciadas para o setor público, realizamos muito nessa década de trabalho.
Somos diferentes por ser a primeira agência de propaganda brasileira a criar campanhas internacionais para a Organização Mundial da Saúde.
Diferentes por criar o Feirão da Caixa, formato de varejo que impacta toda a cadeia produtiva do setor imobiliário do país.
Diferentes por criar a primeira agência pop-up do Brasil, a nova/batata, instalada em uma das regiões mais movimentadas da cidade de São Paulo, que atendeu e orientou voluntariamente os comerciantes do Largo da Batata, trazendo resultados para esses pequenos empresários e um Ouro no Effie Awards para a nova/sb.
Diferentes por criar a primeira ação de comunicação baseada em neuromarketing no país, iniciativa que resultou numa grande mobilização popular para a utilização da faixa de pedestres na cidade de São Paulo, outro Effie Awards por sua efetividade.
Diferentes porque inspirados no que aprendemos, com ações de grande impacto para nossos clientes, inovamos mais uma vez, desenvolvendo uma metodologia de marketing exclusiva: o popsynergy®.
Diferentes por sermos a primeira agência de propaganda brasileira a obter a certificação do “Pró-Ética” para o nosso Programa de Integridade. Alinhado com as boas práticas e condutas e já de acordo com a legislação, o Programa de Integridade da nova/sb foi criado e é constantemente aprimorado para formalizar suas condutas, práticas, ações e valores, de acordo com os princípios que sempre defendeu.
O Programa de Integridade foi elaborado com a observância dos princípios e normas legais e regulamentares que disciplinam programas dessa natureza e a atuação das empresas, notadamente as agências de publicidade e propaganda.
É visível a preocupação de todos em incentivar e reiterar boas práticas de governança e conduta, bem como de coibir e reparar eventuais atos em desacordo com os princípios éticos e legais.
Com a recente instituição de mecanismos próprios de incentivo a essa prática, a nova/sb está ciente da responsabilidade que lhe cabe em reafirmar, dia após dia, os valores éticos e de probidade com os quais sempre trabalhou. É seu dever, também, estimular a adoção dessa prática por seus sócios, administradores, empregados, colaboradores, clientes, prestadores de serviços, enfim, todos aqueles que constroem conosco o ideal de ser diferente.
Um dos pilares desse Programa de Integridade é o Código de Integridade que apresentamos a todos. Construído com rigor e atento às necessidades de assegurar um eficiente controle e estímulo de boas práticas, o Código de Ética irá reger as ações de todos nós daqui em diante.
O nosso Comitê de Ética, capitaneado pelo Gerente de Integridade Corporativa, será o guardião desse Código de Ética e, com autonomia e independência, cuidará para que as disposições do Código de Integridade sejam sempre observadas, colaborando para o seu constante aprimoramento e atuando, com autoridade, na análise e apuração de denúncias.
Para que isso ocorra, o Programa de Integridade prevê procedimentos específicos que permitam uma comunicação livre e eficiente, para que todos e cada um de nós seja um guardião dos princípios e valores que orientam este Programa. Colaborações, sugestões e denúncias serão recebidas e a elas será conferida a maior atenção.
Esperamos que esses novos instrumentos sejam apenas uma forma mais clara de reafirmar os princípios e valores que sempre nortearam as ações da empresa e que todos se envolvam na sua concretização.
Art.1º. Este Código de Integridade, parte integrante do Programa de Integridade da nova/sb Comunicação Ltda. (nova/sb), estabelece normas e procedimentos para orientar a todos aqueles que atuam em nome da ou para a nova/sb, seus colaboradores internos e externos, e todas as atividades por ele desenvolvidas, na adoção de condutas éticas, pautadas pela legislação vigente, especialmente a destinada ao combate à corrupção e aos atos lesivos à Administração Pública, incluindo, mas não se limitando, a Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), a Lei nº 12.813/2013 (Conflito de interesses e informações privilegiadas), a Lei nº 8.666/1993 (Lei Geral de Licitações e Contratos Administrativos), a Lei nº 12.232/2010 (normas gerais para licitação e contratação pela administração pública de serviços de publicidade prestados por intermédio de agências de propaganda) a Lei nº 8.429/92 (Lei de Improbidade Administrativa) e o Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei nº 2.848/1940).
Art. 2º. A Alta Direção da nova/sb reafirma e se compromete a assegurar a efetiva implantação, continuidade e constante aprimoramento do Programa de Integridade da nova/sb, estimulando e adotando as medidas necessárias ao efetivo cumprimento deste Código, apoiando e assegurando a autonomia e a autoridade dos membros do Comitê de Ética, especialmente do Gerente de Integridade Corporativa.
I – os seus sócios;
II – o presidente-executivo; e
III – os ocupantes de cargo de diretoria, com poder de decisão final nas suas respectivas áreas de competência.
Art.3º. Para assegurar e reafirmar de modo contínuo o seu comprometimento com o Programa de Integridade e com o cumprimento das normas deste Código de Integridade, os membros da Alta Direção se comprometem, dentre outras previsões constantes do Programa de Integridade, especificamente, a:
I – evidenciar em comunicações oficiais da nova/sb, por meio de entrevistas, notas, mensagens, publicações no sítio eletrônico da companhia ou em qualquer veículo de mídia e comunicação, escrita, falada ou digital, os valores éticos e de integridade da nova/sb;
II – integrar, na forma prevista por este Código, a estrutura interna de integridade da nova/sb;
III – incorporar a obrigação de manutenção do Programa de Integridade no Contrato Social da nova/sb, adotando todas as medidas necessárias para a sua manutenção durante o exercício das atividades da empresa;
IV – participar efetivamente dos treinamentos e capacitações realizadas pela nova/sb relacionados à ética e à integridade, incentivando a participação de todos os funcionários da companhia;
V – assegurar a autonomia e independência da estrutura interna de integridade da nova/sb, permitindo a correta apuração e encaminhamento de denúncias, bem como garantindo a proteção necessária ao denunciante de boa-fé no curso da investigação; e
VI – participar da revisão periódica do Programa de Integridade, na forma prevista por esse Código.
Art.4º. O desempenho de atividades junto à nova/sb, compreendendo inclusive suas controladas, está condicionado à observância da legislação em vigor e à concordância em relação às regras e aos princípios estabelecidos neste Código.
Art.5º Este Código deverá ser constantemente aprimorado, mediante os procedimentos nele previstos, visando garantir a sua efetividade e, de modo geral, a efetividade do Programa de Integridade da nova/sb.
Art.6º. Cópia deste Código, bem como de suas atualizações, em versão eletrônica ou impressa, deverá ser entregue a todos aqueles referidos no § 1º do Art. 1º.,
Art.7º. Com vistas à compreensão dos termos deste Código e ao incentivo de práticas e condutas éticas, o Programa de Integridade da nova/sb prevê, ainda, a distribuição do “Manual de Diretrizes de Conduta e Combate à Corrupção”, constante do Anexo III, bem como a realização de treinamentos periódicos, conduzidos pelo Comitê de Ética, na forma prevista neste Código.
Art.8º. Em sua atuação, a nova/sb se compromete a agir de acordo com a legislação e com normas éticas em relação à saúde e à segurança de seus funcionários e colaboradores, promovendo condições de trabalho adequadas e sustentáveis.
Art.9º. A nova/sb não realizará contribuição para partidos políticos ou campanhas eleitorais.
Parágrafo único. Os sócios, administradores, empregados e colaboradores da nova/sb podem participar de atividades políticas, hipótese na qual não poderão se utilizar de recursos da nova/sb, ou receber reembolso desta, para atividades políticas pessoais, inclusive contribuições a candidatos ou partidos políticos.
Art.10º. É vedado o uso de aparelhos telefônicos da companhia, de servidores de dados ou e-mails ou de quaisquer outros equipamentos de comunicação ou de informática, para estabelecer qualquer tipo de comunicação que trate das condutas em desacordo com este Código.
Art. 11. É terminantemente vedado o recebimento, por sócios, empregados e colaboradores da nova/sb, de presentes, benefícios ou quaisquer outras formas de favorecimento, de qualquer espécie ou valor, oferecidos por veículos de comunicação, prestadores de serviços, fornecedores ou quaisquer outros contratados pela nova/sb.
Parágrafo único. Na hipótese de recebimento não solicitado de presentes, benefícios ou quaisquer outras formas de favorecimento referidos no caput deste artigo, o Comitê de Ética deverá ser comunicado, cabendo-lhe:
I – o registro do recebimento;
II – a devolução imediata ao ofertante e, caso este se recuse a receber de volta, o registro da recusa e a promoção de doação à instituição de caridade ou sem fins lucrativos.
Art. 12. É terminantemente vedada a oferta por sócios, funcionários e colaboradores da nova/sb, de presentes de qualquer espécie ou valor, aos clientes, notadamente os que integram a Administração Pública, veículos de comunicação, prestadores de serviços, fornecedores ou quaisquer outros contratados pela nova/sb.
Art.13. É condição obrigatória para a contratação de empregados a assinatura do Termo de Conhecimento e Adesão previsto no Anexo I;
Art.14. Na contratação como empregados daqueles que exerçam ou tenham exercidos cargos ou emprego no âmbito da Administração, especialmente os com poder de decisão em assuntos de interesse da nova/sb, deverá ser exigida, além da assinatura do Termo de Conhecimento e Adesão constante do Anexo I, a assinatura do “Termo de Inexistência de Impedimento” constante do Anexo II.
Art.15. A contratação de fornecedores, prestadores de serviços ou colaboradores deverá ser precedida de averiguação em relação a sua responsabilidade social e ambiental, não sendo aceitáveis práticas de concorrência desleal, atos de corrupção, trabalho infantil, trabalho forçado ou compulsório, inclusive na cadeia produtiva de tais fornecedores.
Parágrafo único. Em observância ao art. 17, inciso I, alínea f, do Decreto nº 57.690/66, é expressamente vedada a contratação em condições antieconômicas, anticoncorrenciais ou que importem em concorrência desleal;
Art. 16. A contratação de fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores deverá ser precedida de verificação de antecedentes (“background check”), que poderá ser realizada por meio de instrumentos hábeis (softwares, contratação de consultorias especializadas, etc.), que permitam a verificação ampla e eficaz de eventuais irregularidades;
Parágrafo único. O Comitê de Ética deverá realizar anualmente a verificação de antecedente dos fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores contratados para o fornecimento contínuo de bens ou a prestação ou colaboração continua, até o encerramento dos respectivos contratos.
Art. 17. As regras e procedimentos previstas nesse Capítulo serão detalhadas na “Política de Contratação com Terceiros”, a ser elaborada e atualizada pelo Comitê de Ética, de acordo com os critérios de aprimoramento e eficácia do Programa de Integridade da nova/sb.
Art. 18. O Comitê de Ética deverá checar, antes da celebração de qualquer contrato com terceiros, a inclusão dos fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e no Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP), para verificar eventual impedimento a sua contratação.
Art. 19. A nova/sb deverá exigir dos seus fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores declaração sobre a eventual relação, seja como empregado, sócio, prestador de serviço, colaborador ou qualquer outro vínculo direto ou indireto, com quem exerça ou tenha exercido cargo ou emprego na Administração Pública, que caracterize situação de conflito de interesse, conforme definido na Lei nº 12.813/2013 ou em quaisquer outras restrições legais que condicionem à contratação de ocupantes ou ex-ocupantes de cargo ou emprego na Administração Pública.
Art.20. A contratação de fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores, deverá ser orçada de acordo com parâmetros de mercado, especialmente quando se destinarem a serviços e suprimentos externos cujos custos de contratação forem cobertos pelos clientes da nova/sb, na forma do item 3.6.1 das Normas-Padrão da Atividade Publicitária.
Art.21. Na contratação de novos fornecedores, prestadores de serviços ou colaboradores, o gestor do respectivo contrato deverá se assegurar do efetivo exercício da atividade, serviço ou fornecimento para os quais estão sendo contratados.
Art.22. Os registros contábeis da nova/sb devem refletir de forma completa e precisa as transações realizadas, de modo que qualquer recebimento de receita ou dispêndio realizado, em custos, despesas ou investimentos, seja devidamente registrado, observadas as normas contábeis vigentes.
Art.23. As demonstrações financeiras da nova/sb serão sempre auditadas por auditores externos e poderão ser encaminhadas ao Comitê de Ética, mediante sua solicitação, na hipótese de dúvida.
Parágrafo único. O Comitê de Ética poderá solicitar esclarecimentos dos responsáveis pela elaboração dos registros contábeis e demonstrações financeiras da nova/sb, estabelecendo prazo razoável para a prestação desses esclarecimentos.
Art.24. Com o intuito de auxiliar o controle e investigação posteriores, os documentos e informações a seguir deverão ser devidamente registrados e arquivados, preferencialmente em meio digital, durante os períodos mínimos adiante especificados:
I – Documentação referente à relação da nova/sb com a Administração Pública, incluindo, mas não se limitando, os extratos de reunião, a participação em licitações, contratos celebrados, inclusive correlatos, processos de fiscalização, procedimentos relacionados à cobrança e pagamento de tributos e procedimentos de licenciamento ou obtenção de autorizações ou permissões administrativas: prazo indeterminado;
II – Registros contábeis e demonstrações financeiras, e os respectivos relatórios de auditora: 05 (cinco) anos;
III – Comprovantes de cálculo e pagamento de tributos: 05 (cinco) anos;
IV – Registros trabalhistas: 05 (cinco) anos;
V – Documentação relativa aos contratos, termos de adesão ou pedidos celebrados com terceiros privados, não integrantes da Administração Pública, direta ou indireta, incluindo, mas não se limitando a: veículos de comunicação, prestadores de serviços, fornecedores da nova/sb: 05 (cinco) anos; e
VI – O registro de e-mails, cartas, ofícios ou quaisquer formas de comunicação escrita, ressalvadas aquelas referidas à relação com a Administração Pública, que observam o prazo do inciso I deste artigo: 02 (dois) anos.
Parágrafo único. A critério dos Administradores da nova/sb ou do Comitê de Ética, os prazos acima poderão ser estendidos, para documentos, registros e informações específicas.
Art.25. Nos contratos celebrados pela nova/sb caberá ao respectivo gerente de conta a obrigação de registrar e reduzir a termo:
Art.26. As informações confidenciais da nova/sb, seus negócios, clientes, fornecedores, parceiros comerciais ou terceiros deverão ser protegidas, vedado aos destinatários deste Código a utilização dessas informações, salvo por expressa previsão legal, decisão judicial, ou, ainda, quando autorizado pela nova/sb ou quando houver indicação clara de que a própria nova/sb divulgou publicamente essas informações.
Art.27. No desempenho das suas atividades, a nova/sb, seus sócios, empregados e colaboradores devem, ainda, observar as normas que regulamentam o exercício da atividade de publicidade e propaganda, especialmente: a Lei nº 4.680/1965, o Decreto nº 57.690/66, a Lei nº 12.232/2010, o Código de Ética dos Profissionais da Propaganda, de Outubro de 1957, o Código Brasileiro de Autorregulamentação Publicitária, editado pelo Conselho Nacional de Autorregulamentação Publicitária – CONAR – e as Normas-Padrão da Atividade Publicitária, editadas pelo Conselho Executivo das Normas-Padrão – CENP (“Normas-Padrão”), ou diplomas que venham a substituí-los, bem como os atos normativos e decisões proferidas pelo CONAR e pelo CENP.
Art.28. No desempenho das suas atividades, a nova/sb, seus sócios, empregados e colaboradores se comprometem a assegurar a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes, estando a nova/sb capacitada a prestar, dentre outros, os seguintes serviços:
I – estudo do conceito, ideia, marca, produto ou serviço a difundir, incluindo a identificação e análise de suas vantagens e desvantagens absolutas e relativas aos seus públicos e, quando for o caso, ao seu mercado e à sua concorrência;
II – identificação e análise dos públicos e/ou mercado onde o conceito, ideia, marca, produto ou serviço encontre melhor possibilidade de assimilação;
III – identificação e análise das ideias, marcas, produtos ou serviços concorrentes;
IV – exame do sistema de distribuição e comercialização, incluindo a identificação e análise das suas vantagens e desvantagens absolutas e relativas ao mercado e à concorrência;
V – elaboração do plano publicitário, incluindo a concepção das mensagens e peças (Criação) e o estudo dos meios e Veículos que, segundo técnicas adequadas, assegurem a melhor cobertura dos públicos e/ou dos mercados objetivados (planejamento de Mídia); e
VI – execução do plano publicitário, incluindo orçamento e realização das peças publicitárias (Produção) e a compra, distribuição e controle da publicidade nos Veículos contratados (execução de Mídia), e no pagamento das faturas.
Art.29. A nova/sb, seus sócios, empregados e colaboradores deverão se empenhar na manutenção e renovação do “Certificado de Qualificação Técnica”, emitido pelo CENP.
Parágrafo único. É expressamente vedada a prestação de informações inverídicas ao conhecimento do CENP, para fins de obtenção, manutenção ou renovação do “Certificado de Qualificação Técnica” por ele emitido.
Art.30. A nova/sb, seus sócios, empregados e colaboradores devem dedicar seu melhor esforço e trabalhar em estreita colaboração com seus clientes, de modo a assegurar que o plano publicitário alcance os objetivos pretendidos e que o cliente obtenha o melhor retorno do seu investimento em publicidade, seja sob a forma de resultados imediatamente quantificáveis, seja pela agregação contínua de valor à sua marca, conceito ou ideia.
Art.31. A contratação da nova/sb por seus clientes será sempre formalizada em contratos, termos de adesão ou pedidos por escrito, observadas as normas vigentes, especialmente quanto à remuneração, vigência e obrigações, e, na sua execução, deverão observar as condições previstas nos contratos.
Art.32. Na relação com os veículos de comunicação, a nova/sb atuará sempre por conta e ordem do cliente (anunciante).
Art.33. Os valores faturados deverão ser discriminados de maneira clara e objetiva nas faturas dos anunciantes, da nova/sb e dos veículos de comunicação.
Art.34. Na escolha dos veículos de comunicação, não poderá a nova/sb sobrepor os critérios técnicos por eventuais programas de incentivo concedidos pelos veículos, de modo a preterir aqueles veículos de comunicação que não adotem planos dessa natureza.
Art.35. Regem-se por essa seção quaisquer interações entre a nova/sb e a Administração Pública, incluindo, mas não se limitando, a participação em licitação, execução de contratos administrativos, pagamento de tributos, sujeição a fiscalizações e obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões.
Art.36. A atuação dos sócios, empregados e colaboradores da nova/sb no relacionamento com agentes públicos deverá se pautar na boa-fé, devendo-se abster de condutas que envolvam o pagamento de propina ou entrega de benefícios indevidos a agentes públicos, que levem ou não à obtenção de vantagem indevida para a empresa, para si ou para outrem, sendo vedado prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, qualquer vantagem indevida a agente público, ou a terceira pessoa a ele relacionada, no relacionamento com qualquer esfera do Poder Público.
Parágrafo único. É proibida a realização de pagamentos não previstos na legislação, incluindo pagamentos de facilitação, ou seja, pagamentos que se voltem a acelerar procedimentos administrativos.
Art.37. A comunicação com agentes públicos deverá ser feita de modo formal e registrada para controle posterior.
I – requisitar formalmente, quando do seu interesse, a realização da reunião, utilizando-se dos canais ou procedimentos institucionais exigíveis;
II – registrar, em sua agenda, a realização da reunião, com informações relativas ao tema e interlocutor;
III – elaborar extratos das reuniões realizadas, conforme modelo constante do Anexo IV, que deverão ficar guardados sob a responsabilidade do Gerente de Integridade Corporativa;
IV – sempre que econômica e tecnicamente possível, se fazer acompanhar por outro representante da nova/sb em reuniões estrategicamente relevantes;
V – utilizar-se das dependências oficiais da entidade ou órgão da Administração Pública, ou das dependências da nova/sb.
Art.38. Em todas as atividades realizadas em nome da nova/sb, deverá ser observada a legislação contábil e fiscal, devendo ser adequadamente registradas as transações realizadas, sendo coibidas fraudes ou desvios.
Art.39. Sem embargo do exercício das garantias e proteções legais voltadas a coibir excessos praticados por agentes públicos, é vedado dificultar as atividades envolvidas na investigação ou fiscalização realizada por órgãos, entidades ou agentes públicos, ou intervir indevidamente em sua atuação.
Art.40. O Comitê de Ética será informado de todos os processos de fiscalização promovidos pela Administração Pública e, naqueles processos relativos à eventual prática de ilícito ou conduta vedada pela Lei nº 12.846/2013, será o responsável pela interlocução com os agentes públicos responsáveis pela fiscalização.
Art.41. A nova/sb deverá observar, na participação em licitações públicas e na execução de contratos administrativos, as normas previstas na legislação específica, notadamente na Lei nº 12.232/2010 e na Lei nº 8.666/1993.
Art.42. São vedadas as condutas que frustrem ou fraudem o caráter competitivo de procedimentos licitatórios, notadamente a realização de qualquer ajuste ou combinação entre privados ou com agentes públicos.
Parágrafo único. Em especial, é vedada a prática de atos que impliquem no descumprimento dos dispositivos da Lei nº 12.232/2010 que se destinam a garantir o julgamento do plano de comunicação publicitária sem o conhecimento da sua autoria, até a abertura dos invólucros que tragam a via identificada do plano de comunicação publicitária.
Art.43. Na hipótese de constituição de consórcios para a participação em licitações, deverão ser observadas as disposições desse Código de Ética e, notadamente, as seguintes regras:
I – Cópia desse Código de Ética deverá ser entregue às demais consorciadas.
II – A nova/sb não constituirá consórcios com empresas que figurem no Cadastro Nacional de Empresas Declaradas Inidôneas e Suspensas (CEIS), ou no Cadastro Nacional das Empresas Punidas (CENP), da Controladoria-Geral da União (CGU);
III – Deverão constar, nos documentos de regulamentação do consórcio, notadamente no Termo de Compromisso de Constituição e no Termo de Constituição:
Art.44. A execução dos contratos celebrados com a Administração Pública deverá se dar nos exatos termos avençados, devendo eventuais alterações ser devidamente formalizadas em comunicações oficiais e, quando necessário, mediante a celebração de termo aditivo.
Art.45. A subcontratação promovida nos contratos celebrados com a Administração Pública observará o disposto na legislação aplicável e nos respectivos editais e contratos, notadamente quanto às obrigações especificadas no art. 14 da Lei nº 12.232/2010.
Art.46. Os dados relativos aos contratos celebrados com a Administração Pública, incluindo, mas não se limitando ao registro de comunicações formais, o plano de comunicação publicitária com as peças e demais tarefas executadas e o registro contábil e demonstrações financeiras, deverão ser encaminhados ao Gerente de Integridade Corporativa, que promoverá o armazenamento dessas informações por prazo indeterminado.
Art. 47. Com vistas a auxiliar a atuação da nova/sb nas licitações e contratos administrativos, deverá ser observada a Matriz de Risco de Licitações e Contratos, documento que contém a relação das principais situações de atenção e os mecanismos de mitigação e encaminhamento dos riscos relacionados à participação da nova/sb em licitações públicas e a sua atuação nos contratos celebrados com a Administração Pública.
Art. 48. A atualidade, aprimoramento e efetividade do Programa de Integridade devem ser observadas pelas normas previstas nessa Seção, voltadas precipuamente:
I – à realização de treinamentos constantes, mediante a adoção de uma Política de Treinamento, elaborada de acordo com as normas desse Código;
II – ao monitoramento da execução do Programa de Integridade, especialmente acerca do levantamento, análise e encaminhamento dos dados objetivos, pelas sugestões, informações e denúncias obtidas pelos canais de comunicação e, por fim, pela atuação do Comitê de Ética e do Gerente de Integridade Corporativa; e
III – à revisão periódica das políticas, manuais, regras e procedimentos que compõem o Programa de Integridade, inclusive dos termos desse Código.
Art. 49. Como forma de orientar a atualidade, aprimoramento e efetividade do Programa de Integridade, será elaborado o “Perfil de Risco da nova/sb”, documento anexo a esse Código, no qual deverá constar a análise da atuação da nova/sb, com a identificação clara e precisa de pontos de maior exposição da Agência e a recomendação de mecanismos de mitigação dos riscos decorrentes dessa exposição.
Art. 50. Para assegurar a devida compreensão e observância do Programa de Integridade, caberá ao Comitê de Ética a promoção de treinamentos periódicos, que poderão incluir, além da distribuição de material de aprendizado e canal permanente para esclarecimentos, a realização de cursos, seminários e palestras destinadas aos sócios, empregados, colaboradores e, quando necessário, aos fornecedores, prestadores de serviços e clientes da nova/sb.
Art.51. O Comitê de Ética deverá realizar o constante monitoramento do Programa de Integridade para assegurar a efetividade das suas regras e procedimentos, para a correta identificação de fragilidades e para garantir a atualidade e aprimoramento desse Programa.
Parágrafo único. Constituem instrumentos de monitoramento do Programa de Integridade:
I – o recebimento, análise e encaminhamento das dúvidas, sugestões e consultas realizadas pelo canal de comunicação;
II – o recebimento, análise e encaminhamento das denúncias realizadas;
III – o resultado da pesquisa de satisfação e da avaliação de desempenho previstas na Política de Aprendizado de Integridade;
IV – a elaboração de Relatório Anual do Programa de Integridade, a cargo do Gerente de Integridade Corporativa.
Art. 52. O Comitê de Ética deverá dispor de instrumento permanente de controle das consultas e denúncias recebidas, de modo a permitir a identificação de temas sensíveis e pontos de atenção nas atividades da nova/sb.
Art. 53. Caberá ao Comitê de Ética o recebimento de denúncias de atos que atentem contra o Programa de Integridade e as normas desse Código de Ética.
Art.54. O Comitê de Ética deverá guardar sigilo quanto à identidade do denunciante de boa-fé e somente divulgará a origem da denúncia quando imprescindível à investigação, para assegurar o cumprimento do parágrafo único desse artigo, ou para apurar eventual má-fé ou calúnia, ao término das investigações.
Parágrafo único. Ao denunciante de boa-fé é assegurada a proteção contra represálias em virtude da denúncia por ele realizada.
Art. 55. Recebida a denúncia, caberá ao Comitê de Ética a promoção de investigações que se façam necessárias à prova do cometimento do ato contrário às disposições desse Código, sendo assegurado ao acusado o direito de se defender dessas acusações.
I – a solicitação deverá observar a pertinência com os objetivos do Programa de Integridade, devendo, sempre que possível, evitar o comprometimento da execução das tarefas e atividades usuais do empregado ou colaborador;
II – a duração do apoio será determinada pelo Comitê de Ética, em prazo razoável à consecução dos seus objetivos;
III – somente será aceita a negativa por parte do empregado ou colaborador quando este comprovar que o apoio prestado poderá prejudicar a consecução das suas atividades e tarefas usuais.
Art. 56. Encerrado o processo de investigação, o Comitê de Ética elaborará relatório fundamentado, com a descrição do ato ilícito, as provas colhidas e a conclusão quanto ao arquivamento ou a aplicação das medidas disciplinares previstas nesse Código.
Art. 57. Aqueles abrangidos por esse Código, que tenham incorrido em ato ilícito, poderão realizar autodenúncia, hipótese na qual será celebrado Acordo de Colaboração, do qual deverá constar:
I – a descrição detalhada dos fatos relativos ao ato ilícito;
II – a indicação de participação de terceiros, se houver, com a exata contribuição de cada um deles ao cometimento do ilícito;
III – as medidas de reparação dos danos em virtude do ilícito, inclusive com a eventual restituição de valores.
Parágrafo único. É vedada a celebração de Acordo de Colaboração com quem já tenha o feito anteriormente.
Art. 58. O Comitê de Ética deverá proceder à análise e elaboração de relatório com as conclusões acerca das pesquisas de satisfação e avaliação de desempenho realizadas na forma prevista pela Política de Aprendizado de Integridade.
Parágrafo único. O relatório previsto no caput deverá consignar, especialmente:
Art. 59. No final de cada ano, o Gerente de Integridade Corporativa deverá Relatório Anual do Programa de Integridade, no qual restará consignado:
Art. 60. Com vistas a assegurar a atualidade e efetividade do Programa de Integridade, as políticas, manuais, regras e procedimentos que o compõem, inclusive os termos desse Código de Integridade deverão ser constantemente revisados para adequá-los aos riscos aos quais se sujeita a nova/sb e às eventuais alterações legislativas e regulamentares.
Parágrafo único. A revisão periódica do Programa de Integridade deverá observar, ainda, as decisões e normativas emitidas pelo CONAR e pelo CENP, bem como pela CGU, devendo, ainda, atentar à jurisprudência dos Tribunais de Contas.
Art. 61. A revisão do Programa de Integridade ficará a cargo do Comitê de Ética, que deverá promover discussões internas e colher eventuais colaborações daqueles abrangidos por esse Código.
Art. 62. Caberá aos sócios da nova/sb a aprovação das revisões promovidas no Código de Ética.
Art.63. As infrações a este Código de Ética ensejam a aplicação das seguintes medidas disciplinares:
I – No caso de sócios da nova/sb:
II – No caso de empregados da nova/sb:
III – No caso de fornecedores, prestadores de serviços ou colaboradores:
I – a natureza e a gravidade da infração, sobretudo quanto à extensão dos danos causados pelo infrator à nova/sb, aos seus clientes, e a terceiros, notadamente a Administração Pública;
II – as vantagens auferidas pelo infrator em decorrência da infração;
III – as circunstâncias atenuantes e agravantes, observadas em cada caso; e
IV – os antecedentes do infrator, inclusive acerca de eventuais reincidências.
Art. 64. A gradação das medidas disciplinares observará as seguintes escalas:
I – a infração será considerada leve quando decorrer de conduta involuntária, perfeitamente remediável ou escusável e da qual o infrator não se beneficie;
II – a infração terá gravidade média quando decorrer de conduta voluntária, mas que seja remediável ou que tenha sido efetuada pela primeira vez pelo infrator, sem a ele trazer qualquer benefício ou proveito;
III – A infração será considerada grave quando se constatar presente um dos seguintes fatores:
Parágrafo único. As medidas disciplinares previstas no inciso I, alínea “b” (desligamento do quadro de sócios), no inciso II, alínea “b” (demissão por justa causa) e no inciso III, alínea “c” (proibição de ser contratada pela nova/sb), todos do artigo 63, somente serão aplicadas na hipótese de cometimento de infração grave.
Art. 65. A aplicação de medidas disciplinares será promovida pelos Administradores da nova/sb, a partir do relatório elaborado pelo Comitê de Ética, observada as normas de dosimetria previstas nos artigos 63 e 64 deste Código, podendo ser realizada mediante mera ratificação, quando acatada integralmente a fundamentação desse relatório.
Art.66. Para dar fiel cumprimento ao disposto nesse Código, o Comitê de Ética será o responsável pelo processamento e decisão acerca da interpretação e aplicação desse Código de Ética, bem como pelo processamento de representações acerca de eventuais desvios, aplicação de medidas disciplinares eventualmente cabíveis, bem como resposta a dúvidas suscitadas sobre a interpretação desse Código.
Art. 67. O Comitê de Ética é composto pelos seguintes membros, escolhidos pelos sócios da nova/sb, com exceção do Gerente de Integridade Administrativa, contratado na forma do Contrato Social da nova/sb:
I – pelo Gerente de Integridade Administrativa;
II – um membro escolhido entre os sócios e administradores da nova/sb; e
III – um membro escolhido entre os empregados e colaboradores da nova/sb.
I – Por dois membros suplentes; e
II – Por um membro integrante da filial de Cuiabá, um membro integrante da filial do Rio de Janeiro e dois membros integrantes da filial de Brasília da nova/sb.
Art. 68. Caberá ao Comitê de Ética, dentre outras atribuições previstas neste Código:
I – fixar, em casos específicos, obrigações adicionais às previstas nesse Código;
II – estruturar os mecanismos e ferramentas de recebimento de eventuais denúncias, bem como tomar as providências em face de denúncias ou comunicações de desrespeito ao disposto nesse Código que o caso exija, inclusive o encaminhamento para outros setores ou pessoas responsáveis, na estrutura corporativa da nova/sb, respeitado sempre o contraditório e preservados o sigilo do denunciante e o dever de sigilo profissional perante os clientes da nova/sb.
III – dirimir as dúvidas e solucionar os casos omissos que versem sobre as boas condutas exigidas dos integrantes da nova/sb, promovendo propostas de aditamentos às disposições desse Código sempre que necessário;
IV – sugerir soluções e medidas preventivas para aprimorar e assegurar a efetividade da aplicação e eventuais revisões do disposto nesse Código;
V – emitir, de ofício ou mediante provocação, normas, pareceres, diretrizes e orientações para a aplicação desse Código;
VI – fomentar o conhecimento e o treinamento das pessoas abrangidas por esse Código, para a sua correta e fiel observância;
VII – de ofício ou mediante provocação, processar e instruir os procedimentos de investigação de supostas condutas contrárias ao disposto nesse Código; e
VIII – manter informações sobre a adoção e implementação de programas de compliance e integridade pelas empresas que realizam negócios com a nova/sb.
Art. 69. Integram o presente Código os seguintes Anexos:
Anexo I: “Termo de Conhecimento e Adesão”;
Anexo II: “Termo de Inexistência de Impedimento”;
Anexo III: “Manual de Diretrizes de Conduta e Combate à Corrupção”;
Anexo IV: “Modelo de Extrato de Reunião”;
Anexo V: “Cláusulas-padrão de Adequação ao Código de Ética”;
Anexo VI: Legislação pertinente:
Anexo VII: Código Brasileiro de Autorregulamentação Publicitária, editado pelo Conselho Nacional de Autorregulamentação Publicitária – CONAR; e
Anexo VIII: Normas-Padrão da Atividade Publicitária, editadas pelo Conselho Executivo das Normas-Padrão – CENP
Art.70. O Programa de Integridade deverá observar subsidiariamente, no que couber, as normas internacionais anticorrupção.
Art.71. Esse Código será levado a registro em Cartório Notarial para que dele, e de todos os seus termos, haja ciência pública.
Art.72. Esse Código entra em vigor na data de sua divulgação interna a todos os colaboradores da nova/sb, o que não exclui a aplicação das normas legais e éticas vigentes anteriormente a sua edição.
Anexo I ao Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“Termo de Conhecimento e Adesão”
TERMO DE CONHECIMENTO E ADESÃO AO CÓDIGO DE ÉTICA DA NOVA/sb COMUNICAÇÃO LTDA.
Pelo presente Termo de Conhecimento e Adesão, [DECLARANTE], [qualificação e endereço], doravante denominado simplesmente “Declarante”, na qualidade de [definir relacionamento – sócio, empregado, colaborador] da nova/sb Comunicação Ltda. (“nova/sb”), com endereço na capital do Estado de São Paulo, na Av. Nações Unidas, 8.501 – 16º andar – 05425-070, inscrita no CNPJ sob nº 57.118.929/0001-37, declara seu conhecimento e concordância com o teor do Código de Ética da nova/sb, obrigando-se, neste ato, a observá-lo e cumpri-lo integralmente, sujeitando-se, ainda, às sanções cabíveis.
O Declarante, neste ato, compromete-se ainda a: (i) respeitar os procedimentos internos de integridade ética da nova/sb, (ii) guardar o sigilo das informações confidenciais obtidas durante a execução dos serviços aos clientes da nova/sb; (iii) não omitir da nova/sb qualquer informação relevante; (iv) não se utilizar indevidamente de informação privilegiada.
O presente termo é firmado pelo Declarante em 2 (duas) vias de igual teor e conteúdo, na presença das 2 (duas) testemunhas abaixo assinadas.
[Local e data].
_____________________________________
[DECLARANTE]
Testemunhas:
________________________
Nome:
CPF:
________________________
Nome:
CPF:
Anexo II ao Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“Termo de Inexistência de Impedimento”
TERMO DE INEXISTÊNCIA DE IMPEDIMENTO
Pelo presente Termo, [DECLARANTE], [qualificação e endereço], doravante denominado(a) simplesmente “Declarante”, na qualidade de [definir relacionamento – sócio, empregado, colaborador] da nova/sb Comunicação Ltda. (“nova/sb”), com endereço na capital do Estado de São Paulo, na Av. Nações Unidas, 8.501 – 16º andar – 05425-070, inscrita no CNPJ sob nº 57.118.929/0001-37, declara que:
O (A) Declarante, neste ato, assume a responsabilidade pela veracidade daquilo que acima declarou, sujeitando-se às medidas disciplinares previstas no Código de Ética da nova/sb, do qual o(a) Declarante tem pleno conhecimento, além de eventual responsabilização civil, administrativa ou criminal.
O presente termo é firmado pelo(a) Declarante em 2 (duas) vias de igual teor e conteúdo, na presença das 2 (duas) testemunhas abaixo assinadas.
[Local e data].
_____________________________________
[DECLARANTE]
Testemunhas:
________________________
Nome:
CPF:
________________________
Nome:
CPF:
Anexo III ao Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“Manual de Conduta e Combate à Corrupção”
[O Manual deverá ser elaborado com uma interface mais atraente, e com informações mais objetivas e de fácil compreensão – espécie de cartilha – para facilitar a compreensão e entendimento dos atos e condutas vedados pelo Código de Ética]
Anexo IV ao Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“Modelo de Extrato de Reunião”
Para permitir o efetivo controle do relacionamento de representantes da nova/sb com agentes públicos, no exercício de cargo ou emprego na Administração Pública, toda a reunião (ou encontro) havida com a presença de agentes públicos deverá ser registrada em ficha própria, conforme o modelo abaixo.
O sócio, funcionário ou colaborador da nova/sb que participou da reunião (ou encontro) deverá preencher a ficha e proceder sua entrega ao Gerente de Integridade Corporativa, que deverá mantê-la arquivada por prazo indeterminado.
EXTRATO DE REUNIÃO / ENCONTRO | Nº DE CONTROLE (a ser preenchido pelo Comitê de Ética) | ||
DATA | HORÁRIO | LOCAL / ENDEREÇO | |
PARTICIPANTES | [preencher com o nome, cargo e órgão/empresa que representa]
|
||
PAUTA | [breve descritivo dos temas discutidos na reunião] | ||
Anexo V ao Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“Cláusulas-padrão de Adequação ao Código de Ética”
Com vistas a assegurar o efetivo cumprimento do seu Código de Ética, a nova/sb Comunicação Ltda. incluirá as cláusulas abaixo nos seus contratos, celebrados com fornecedores, prestadores de serviço e colaboradores.
A não inclusão ou inclusão parcial dessas cláusulas deverá ser justificada, sendo necessariamente admitida a sua não inclusão ou inclusão parcial em contratos de adesão (tendo a nova/sb como aderente) ou quando já houver no instrumento contratual disposições semelhantes, que atendam à legislação aplicável e às disposições do Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“CLÁUSULA [___] – DO CONHECIMENTO E COMPROMETIMENTO COM AS REGRAS DO PROGRAMA DE INTEGRIDADE CORPORATIVA DA NOVA/SB
[___].1. As Partes reiteram o seu conhecimento quanto às regras constantes do Programa de Integridade da nova/sb (disponíveis pelo link: www.novasb.com.br/compliance/), obrigando-se, por este ato, a observá-las e cumpri-las, sujeitando-se, ainda, à integral responsabilidade pelo eventual descumprimento por parte de qualquer de seus funcionários e/ou subcontratados.
[___].2. No caso de cometimento de atos ou condutas vedadas pelo Programa de Integridade Corporativa da nova/sb, esta poderá, a seu exclusivo critério, rescindir imediatamente o presente Contrato, sem prejuízo das demais cominações legais ou contratuais, não sendo devida qualquer indenização a outra Parte por danos, prejuízos ou lucros cessantes decorrentes da rescisão antecipada devidamente motivada.”
“Cláusula-padrão para termos de adesão ou pedidos”
Nos casos em que a relação da nova/sb se der com fornecedores, veículos de comunicação, prestadores de serviços ou outros colaboradores de modo menos formal, de acordo com a prática do mercado de publicidade, por intermédio de termos de adesão ou pedidos, nestes deverá constar a cláusula-padrão constante deste Apêndice.
A não inclusão ou inclusão parcial dessas cláusulas deverá ser justificada, sendo necessariamente admitida a sua não inclusão ou inclusão parcial em contratos de adesão (tendo a nova/sb como aderente) ou quando já houver no instrumento contratual disposições semelhantes, que atendam à legislação aplicável e às disposições do Código de Ética da nova/sb Comunicação Ltda.
“As Partes reiteram o seu conhecimento quanto à legislação que regulamenta a prática de atos lesivos à Administração Pública, no Brasil, notadamente da Lei nº 8.429/1992 e da Lei nº 12.846/2013, do Código Penal e do Código de Ética da nova/sb [eventualmente, referir Código de Ética ou Conduta da outra parte contratante], reiterando a obrigação de não cometimento de atos ou condutas vedadas por Lei, ficando responsáveis, entre si, por eventuais ilícitos ou atos e condutas vedados por esses diplomas.
a) Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção);
b) Lei nº 12.813/2013 (Conflito de interesses e informações privilegiadas);
c) Lei nº 8.666/1993 (Lei Geral de Licitações e Contratos Administrativos);
d) Lei nº 12.232/2010 (normas gerais para licitação e contratação pela administração pública de serviços de publicidade prestados por intermédio de agências de propaganda);
e) Lei nº 8.429/92 (Lei de Improbidade Administrativa);
f) Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei nº 2.848/1940).
ANEXO VII AO CÓDIGO DE ÉTICA DA NOVA/SB COMUNICAÇÃO LTDA.
CÓDIGO BRASILEIRO DE AUTORREGULAMENTAÇÃO PUBLICITÁRIA, EDITADO PELO CONSELHO NACIONAL DE AUTORREGULAMENTAÇÃO PUBLICITÁRIA – CONAR
ANEXO VIII AO CÓDIGO DE ÉTICA DA NOVA/SB COMUNICAÇÃO LTDA.
NORMAS-PADRÃO DA ATIVIDADE PUBLICITÁRIA, EDITADAS PELO CONSELHO EXECUTIVO DAS NORMAS-PADRÃO – CENP